Ohje Google Forms ilmoittautumislomakkeen tekoon

Seuratiedotteet

Tässä kilpailuvaliokunnan pikaohje Google Forms / Google Sheets kisailmoittautumisen ja sen seurannan tekoon kilpailukutsuihin.

Tarvitset Google tunnukset joilla olet kirjautuneena selaimellasi sisään ennenkuin aloitat.

Voit katsoa mallia pohjalle täältä: https://goo.gl/V1mZzN
  1. Mene Google Formsiin: https://www.google.com/forms/about/
  2. Paina alareunan punaista ympyrää jossa on plussa keskellä, se avaa uuden tyhjän Google Forms taulukon
  3. Täytä lomakkeen nimet ja ym. tiedot tarpeiden mukaisesti
  4. Voit valita valikosta kysymyksen tyypin, esim. nimelle lyhyt vastaus ja luokkavalinnoille monivalinta tai valintaruudut, tarpeen mukaan
  5. Lisää kaikki kysymykset mitä ilmoittautumiseen tarvitaan, katso mallista apua tarvittaessa
  6. Kun olet valmis niin paina oikean yläreunan ”silmää” josta pääset katsomaan miltä lomakkeesi näyttää.
  7. Kopioi linkki talteen joka selaimen yläreunassa lomakkeelle näkyy, tämän voit kopioida kilpailukutsuun
  8. Vastausten seurantaan tulee luoda Google Sheets -taulukko, tee se näin
    • Lomakkeen esikatselussa paina ”vastaukset”
    • Avautuvassa ikkunassa paina vihreää pientä logoa ”laskentataulukkojen luomiset”
    • Paina ”luo”
    • Avautuvassa Google Sheets näkymässä paina oikean yläreunan sinistä ”Jaa” nappia
    • Paina avautuvan pienen ikkunan alareunan ”Lisäasetukset” linkkiä
    • Paina ”Muuta” linkkiä
    • Valitse ”Käytössä – kaikki, joilla on linkki”
    • Valitse ”Käyttöoikeudet” kohdasta ”Voi katsella”
    • Paina ”Tallenna”
    • Kopioi ruudulla näkyvä jaettava linkki talteen, laita se kilpailukutsuun
  9. Voit halutessasi lyhentää kopioidut pitkät URL:t Googlen palvelussa: https://goo.gl/
Käyttöoikeudet vastauksiin on vain sillä joka luo lomakkeen ja vastaustaulukon. Mikäli haluat lisätä käyttäjiä niin se onnistuu lisäämällä gmail-osoitteita ”Jaa” valikosta ”henkilöt” riville. Muista valita ”Voi muokata”.
GDPR-aikana kilpailuvaliokunta suosittelee yhteystietojen keräämiseen luvan pyytämistä pelaajilta ilmoittautumisen yhteydessä. Sen voi tehdä luomalla kyselystä kaksi eri osiota jossa ensimmäisessä kysytään lupaa yhteystietojen luovuttamiseen. Jos tähän vastaa ”Ei” niin sitten ilmoittautumista ei voi tehdä. Osion lisääminen onnistuu oikealta löytyvästä ”Lisää osio” painikkeesta. Julkisesta Google Sheets listasta kannattaa silti piilottaa pelaajien yhteystiedot. Se onnistuu Google Sheetsissä painamalla kyseisen sarakkeen kohdalla yläreunassa oikeaa hiiren nappia ja valitsemalla valikosta ”piilota sarake”.
Kilpailuvaliokunta

10 thoughts on “Ohje Google Forms ilmoittautumislomakkeen tekoon”

  1. Hienoa! StarXmas-kutsun teon yhteydessä aloin itsekin tehdä vastaavaa ohjetta ihan itseänikin varten, ettei aina tarvitsi muistella että miten se oikein menikään. Oli toki ollut mielessä ehdottaakin, että tuollaiset ohjeet kannattaisi tehdä. Täytyypä kokeilla noita ohjeta!

    Voisiko suositella vielä osoitteen lyhentämistä täällä:

    https://goo.gl/

  2. No niin.. Olenkin miettinyt mielessäni miten lyhennätte tuon kilometrin mittaisen linkin!
    Täytyypä kokeilla ens kerralla.
    Suosittelen myös kaikkia kisajärjestäjiä ottamaan tämän ilmoittautumis-/seurantakanavan käyttöön.
    Uskon sillä olevan osallistumis innokkuuteen positiivinen vaikutus.

  3. Tähän voisi vielä lisätä sen, kuinka ilmoittautumislomake suljetaan esimerkiksi viimeisen ilmoittautumispäivän jälkeen.
    Siis Responses -> Accepting responses

    1. Poistaminen onnistuu vain ilmoittamalla kilpailun järjestäjälle erikseen. En usko että tuo systeemi taipuu ilmoittautuneiden määrien rajoituksiin automaattisesti.

    2. Ei ole ollut ylenpalttisen iso homma poistaa käsin ne peruutukset mitä on tullut.

      Ilmoittautumismäärän rajaaminen peliluokittain ei ehkä ole edes hyvä idea, koska voi vaan sanoa että määrän tultua täyteen loput ovat varasijoilla ilmoittautumisjärjestyksessä. Varasijojen järkevä hoitaminen jotenkin muuten taas olisi työläämpää.

  5. Eikös peruuttaminen onnistu ilmoittamalla itsensä kisoihin ilman luokkia. Viestikenttään vain ”peruutan osallistumiseni”.

    Viimeisen ilmoittautumispäivän jälkeen pitää tietysti olla yhteydessä suoraan järjestävään seuraan.

    1. Toki. Mutta tarkoitin sitä että tiedot aiemmasta ilmoittautumisesta jäävät edelleen lomakkeelle ja jonkun pitää huomata olla viemättä niitä eteenpäin tai poistaa ne jos lomake käsitellään tietokoneohjelmalla.

  6. No oletin, että on itsestään selvää, että joku ihminen käy lomakkeen läpi ennen jatkotoimenpiteitä. Siellähän on melkein aina tupla- tai tripla-ilmoittautumisia joko samoilla tai eri luokilla. Viestikentässä on toivomuksia jne. Sitten vasta tietokoneohjelman käsiin, kun turhat on poistettu ja kustakin pelaajasta on vain yksi rivi.

Vastaa